Microsoft Outlook

Aplicación de gestión del correo electrónico, contactos, tareas, notas y calendario, más accesible para los usuarios de lectores de pantalla que la utilización del entorno Web equivalente del que disponen estas mismas herramientas por separado.

Idioma: Entre muchos otros, se encuentra en español.

Licencia: Forma parte del paquete educativo, profesional o empresarial de Microsoft 365.

Requisitos.

• Está disponible para equipos con sistemas operativo Windows 11 y 10, Android e iOS.
• Precisa conexión a Internet.
• Precisa disponer de una cuenta de correo electrónico.

Accesibilidad.

• Se puede utilizar con los siguientes medios:
  • Teclado o combinaciones de teclas.
  • Pantalla táctil y puntero de ratón.
  • Lector y magnificador de pantalla.
  • Línea Braille.
• Pautas de estandarización:
  • Utiliza la configuración de apariencia del sistema operativo (colores, tipos de letras).
  • Se puede ajustar el tamaño, colores y espaciado de los controles y textos.
  • Dispone de buen contraste de los elementos.
• Opciones de mejora:
  • Se puede personalizar la apariencia con contrastes altos.
  • Se puede ajustar el tamaño de los textos.
  • Dispone de lector de textos incorporado a la propia aplicación.
  • Permite conversión a otros formatos.

Recursos utilizados en la valoración.

• Equipo de sobremesa y portátil con Windows 11 y 10.
• Microsoft Outlook incluido en Microsoft Office 365.
• Lector de pantalla JAWS 2024.
• Magnificador de pantalla ZoomText 2024.

Instalación.

• El procedimiento de instalación se puede realizar desde:
  • Descargar Microsoft Outlook desde Microsoft Store.
  • Descargar Microsoft Outlook como parte de Microsoft 365.
  • Web de Microsoft Outlook.
  • Vídeo sobre la descarga y configuración de Microsoft Outlook para PC.
• La instalación y configuración es accesible y la puede realizar un usuario con lector de pantalla y suficiente experiencia.
• Detecta y realiza las actualizaciones automáticamente.

Configuración.

• Crear un icono de acceso directo en el escritorio asociando la combinación de teclas Control + Alt + C.

Presentar en los mensajes nuevos el cuadro de edición “CCO” (Con Copia Oculta).

• Abrir Microsoft Outlook y crear un mensaje nuevo pulsando Control + U.
• Para acceder a la barra de cintas pulsar Alt.
• Para situarse en la pestaña “Opciones”, ir pulsando Flecha derecha o `Flecha izquierda".
• Para localizar el botón “CCO”, ir pulsando Tabulador y Confirmar con Enter.

Para agregar una cuenta de correo.

• Abrir Microsoft Outlook y acceder a la barra de cintas pulsando Alt.
• Localizar “Archivo” con Flecha izquierda y confirmar con Enter.
• Localizar el botón “Configuración de la cuenta” con Tabulador y confirmar con Enter.
• Se desplegará un submenú con la opción “Configuración de la cuenta” seleccionada, volver a pulsar Enter.
• Se presenta el cuadro de diálogo “Configuración de la cuenta”, con la pestaña “Correo electrónico” seleccionada, hay que localizar el botón “Nuevo…”
• Sirve para poder manejar nuestro correo electrónico desde el programa, sin necesidad de acceder al correo electrónico.
• Se abrirá un asistente que irá solicitando los datos de la cuenta de correo electrónico que se desea usar con Microsoft Outlook.

Usar fondo negro y letra blanca (tema oscuro).

• Es recomendable establecer también el tema oscuro en el propio sistema operativo Windows accediendo a Configuración > Personalización > Colores, en la lista desplegable “Elegir el color” seleccionar “Oscuro”.
• Abrir Microsoft Outlook y acceder a la barra de cintas pulsando Alt.
• Localizar “Archivo” con Flecha izquierda y confirmar con Enter.
• Seleccionar “Cuenta de Office” con Flecha abajo y confirmar con Enter.
• Localizar la lista desplegable “Tema de Office” con Tabulador y en ella seleccionar “Utilizar la configuración del sistema” con Flecha abajo o Flecha arriba y confirmar con Enter.
• Para salir de la configuración pulsar Escape.

Correo.

• Microsoft Outlook dispone de varios módulos para gestionar diferentes aspectos de la comunicación y organización personal y profesional.
• Para situarnos en él módulo “Correo”, pulsar Control + 1, permite enviar, recibir y organizar correos electrónicos.

Enviar un mensaje.

• Para crear un mensaje nuevo pulsar Control + U.
• En el cuadro de edición “Para” se debe escribir las direcciones de correo electrónico de los principales destinatarios del mensaje.
• Todas las direcciones de correo electrónico incluyen el carácter @ (arroba), que se teclea pulsando Alternativa gráfica (AltGr) + 2 (del teclado expandido, por encima de la W), por ejemplo una dirección de correo electrónico tiene la apariencia minombre@dominio.com.
• Si un mensaje se dirige a varios destinatarios se pueden separar por el carácter ; (punto y coma).
• Para situarse en el cuadro de edición “CC (Con Copia)” pulsar Tabulador y escribir, si los hubiera, los correos electrónicos de destinatarios secundarios.
• Otro cuadro de edición, que es posible activar si no lo está, es “CCO (Con Copia Oculta)”, sirve para escribir las direcciones de correo electrónico de los destinatarios que quizás no se conozcan entre si y de los que se quiere preservar sus datos personales del resto de destinatarios.
• Para situarse en el cuadro de edición “Asunto”, pulsar Tabulador y escribir una línea a modo de titular del tema que se trata en el mensaje.
• Para situarse en el cuadro de edición donde se escribirá el cuerpo del mensaje pulsar Tabulador. Se puede escribir el texto y contener múltiples líneas y párrafos.
• Para enviar el correo, pulsar Control + Enter.

Leer un mensaje.

• Para seleccionar un mensaje en la lista pulsar Flecha abajo o Flecha arriba.
• Para abrir el mensaje seleccionado pulsar Enter.
• Si se tiene activado un lector de pantalla, para leer el cuerpo del mensaje ir pulsan Flecha abajo o Flecha arriba.
• Para que JAWS verbalice todo el texto, pulsar JAWSKey + Flecha abajo.
• Para revisar los archivos adjuntos al correo o los campos “Asunto”, “Con Copia”, “Para”, Fecha y hora de envío, y Remitente del mensaje ir pulsando Mayúscula + Tabulador o Tabulador.
• Para cerrar el mensaje y volver a la bandeja de entrada pulsar Escape.
• Para borrar el mensaje seleccionado pulsar Suprimir.

Mensajes con archivos adjuntos.

• Sirven para enviar dentro de un correo electrónico uno o varios archivos.
• El tamaño y el tipo de los archivos a enviar por correo electrónico puede estar limitado.
• El procedimiento a seguir para escribir un mensaje con adjunto es el mismo que se describió anteriormente, pero antes de enviar el correo hay que adjuntar los archivos.
• Para insertar un archivo adjunto con Copiar y Pegar:
  1. Se localiza y selecciona el archivo a insertar.
  2. Para *Copiar el archivo seleccionado, pulsar Control + C. También se puede usar el Menú contextual > Copiar.
  3. Volver al mensaje donde se quiere adjuntar el archivo.
  4. Para Pegar el archivo copiado en el mensaje, pulsar Control + V. También se puede usar Menú contextual > Pegar.
• Para ver los adjuntos de un mensaje:
  1. Abrir un mensaje con adjuntos.
  2. Para situarse en el cuadro de edición “Adjuntos”, pulsar Mayúscula + Tabulador.
  3. Para seleccionar uno de los archivos adjuntos, pulsar Flecha derecha o Flecha izquierda.
  4. Para acceder a las opciones asociadas al archivo, pulsar Menú contextual o Mayúscula + F10.
  5. Para seleccionar “Abrir”, “Guardar”, etcétera, ir pulsando Flecha abajo o Flecha arriba y confirmar con Enter.

Responder a un mensaje.

• Seleccionar el mensaje al que se desea responder.
• Para responder al remitente del mensaje seleccionado pulsar Control + R.
• Para responder al remitente y a todos los demás destinatarios a los que se dirigió el mensaje seleccionado, pulsar Control + Mayúscula + R:
• Los destinatarios y el asunto se habrán rellenado automáticamente.
• El texto original, automáticamente, se habrá copiado en el cuerpo del mensaje.
• Encima del texto original, donde se encuentra el cursor, escribir la respuesta.
• Para enviar el mensaje, pulsar Control + Enter.

Reenviar un mensaje.

• Sirve para enviar a uno o varios destinatarios un mensaje que hemos recibido de otra persona diferente.
• Seleccionar el mensaje que se desea reenviar.
• Para reenviar el mensaje seleccionado, pulsar Control + F.
• Estaremos situados en el cuadro de edición donde se escribirá el cuerpo del mensaje. Se puede escribir el texto y contener múltiples líneas y párrafos.
• Para enviar el correo, pulsar Control + Enter.

Contactos.

• Microsoft Outlook dispone de varios módulos para gestionar diferentes aspectos de la comunicación y organización personal y profesional.
• Para situarnos en él módulo “Contactos”, pulsar Control + 3, permite almacenar y gestionar información de contacto.
• Evita tener que recordar las direcciones de correo electrónico, los números de teléfono, las direcciones de su domicilio o trabajo, etcétera.
• Para crear un contacto nuevo, pulsar Control + U.
• Para recorrer los campos de la ficha del contacto, pulsar Tabulador o Mayúscula + Tabulador.
• Para guardar los datos del contacto pulsar Alt + F4. Preguntará “¿Desea guardar los cambios?”, hay que situarse en el botón “Si” pulsando Tabulador y confirmar con Enter.
• Para modificar un contacto:
  • Para *seleccionar el contacto a modificar pulsar Flecha abajo o Flecha arriba.
  • Para abrir la ficha del contacto seleccionado pulsar Enter.
  • Para recorrer los campos de la ficha del contacto pulsar Tabulador o Mayúscula + Tabulador.
  • Para guardar los datos del contacto pulsar Alt + F4. Pregunta “¿Desea guardar los cambios?”, situarse en el botón “Si” pulsando Tabulador y confirmar con Enter.
• Para volver al Correo, pulsar Contrl + 1 (situado encima de la letra Q).
• Para usar los contactos al redactar un mensaje:
  • Para situarse en el botón “Para”, “CC (Con copia)” o “CCO (Con copia oculta)”, pulsar Mayúscula + Tabulador o Tabulador y confirmar con + Enter.
  • Para localizar un contacto, comenzar es escribir parte del nombre y/o apellidos.
  • Para revisar los contactos* ir pulsando Flecha abajo o Flecha arriba y confirmarlo con Enter.
  • Para volver al mensaje, una vez seleccionado el último destinatario, volver a pulsar a pulsar Enter.

Modificar un grupo de contactos en Microsoft Outlook 2016:

• Hay que situarse en los Contactos pulsando Control + 3 (teclado QWERTY, encima de la letra E).
• Para seleccionar el grupo de contactos a modificar, ir pulsando Flecha abajo o Flecha arriba.
• Para abrir el grupo de contactos, pulsar Enter.
• Para agregar integrantes al grupo de contactos:
  1. Hay que acceder a la barra de cintas pulsando Alt.
  2. Seleccionar la pestaña “Grupo de contactos” con Flecha derecha o Flecha izquierda.
  3. Recorrer las opciones hasta “Agregar integrantes” pulsando Tabulador y desplegar sus opciones pulsando Alt + Flecha abajo.
  4. Para seleccionar si los contactos se desean agregar “Desde los contactos de Outlook”, “Desde una libreta de direcciones” o crear un “Nuevo contacto de correo electrónico” iremos pulsando Tabulador y al llegar a la opción, confirmar con Enter.
  5. Si se ha seleccionado desde Outlook o una libreta de direcciones, se presenta una lista en la que podemos escribir el nombre a localizar, seleccionarlo con Flecha abajo o Flecha arriba y añadirlo al grupo de contactos con Enter.
  6. Para guardar los cambios realizados en el grupo de contactos, hay que acceder a la barra de cintas pulsando Alt, seleccionar “Guardar y cerrar” con Tabulador y confirmar con Enter.
• Para volver al correo electrónico, pulsar Control + 1 (teclado QWERTY, encima de la letra Q).

Calendario.

• Microsoft Outlook dispone de varios módulos para gestionar diferentes aspectos de la comunicación y organización personal y profesional.
• Para situarnos en él módulo “Calendario”, pulsar Control + 2, permite anotar las citas que se tienen programadas.
• Para cambiar a la vista del día, pulsar Control + Alt + 1.
• Para cambiar a la vista de semana laboral, pulsar Control + Alt + 2.
• Para cambiar a la vista de semana, pulsar Control + Alt + 3.
• Para cambiar a la vista de mes, pulsar Control + Alt + 4.
• En la vista de semana, para cambiar de día, pulsar Flecha derecha o Flecha izquierda.
• Para situarse en el primer intervalo de tiempo de la jornada laboral, pulsar Inicio.
• Para situarse en el último intervalo de tiempo de la jornada laboral, pulsar Fin.
• Para ir a la cita siguiente, pulsar Tabulador.
• Para ir a la cita anterior, pulsar Mayúscula + Tabulador.
• Para crear una vita, pulsar Control + U:
  1. Se sitúa en el cuadro de edición donde se puede escribir el asunto o titular de la cita.
  2. Para ir recorriendo los diferentes campos, Fecha y hora de inicio, Fecha y hora de fin, o añadir unas notas a modo de recordatorio, se puede ir pulsando Tabulador o Mayúscula + Tabulador.
  3. Para cerrar la nota y que solicite guardar los cambios, pulsar Alt + F4, para confirmar pulsar Enter, para denegar hay que situarse en el botón “No” con Tabulador y confirmar con Enter.

Usuarios de JAWS en el Calendario.

• Para ir a la cita siguiente, pulsar Control + Punto.
• Para ir a la cita anterior, pulsar Control + Coma.

Problemas detectados.

Un correo queda atrapado en la Bandeja de salida.

Puede ocurrir cuando se trata de enviar un mensaje de correo que contiene un archivo adjunto con un tamaño superior al permitido.

Cada vez que se trata de cerrar Microsoft Outlook informa de ello y pregunta si realmente desea cerrar el programa sin que se haya completado el envío, pero el envío nunca se completa:

• Acceder a la Barra de menú > Herramientas > Enviar y recibir > Configuración de envío o recepción > Mostrar progreso…
• Situarse en la lista de tareas pulsando Tabulador.
• Seleccionar la tarea pendiente de completar con Flecha abajo o Flecha arriba.
• Situarse en el botón “Cancelar tarea” o “Cancelar todo” pulsando Tabulador y confirmar con Enter.
• Una vez canceladas las tareas pendientes de completar hay que situarse en la “Bandeja de salida”
• Seleccionar el mensaje que está atrapado y no se completa su envío.
• Seleccionado el mensaje atrapado pulsar Menú contextual o Mayúscula + F10.
• En el menú contextual seleccionar “Eliminar” con Flecha arriba o Flecha abajo y confirmar con Enter.

Reparar archivos de datos de Outlook (.pst).

En ocasiones, ante bloqueos del equipo inesperados mientras se estaba realizando alguna tarea en Outlook, o bien cierres erróneos de la aplicación, es posible que los archivos .pst u .ost usados por Microsoft Outlook para almacenar la información de los mensajes y contactos se corrompan o no permitan su apertura. Ante este problema se nos mostrará un mensaje similar a: “El archivo Carpetas\Nombre.pst no es un archivo de datos de Outlook (.pst)”.

Para tratar de resolver este problema se utilizará el programa SCANPST que incluye el propio Microsoft Outlook, normalmente en la carpeta C:\Archivos de programa\Microsoft Office\OfficeXX donde XX es la versión de Microsoft Office que se esté utilizando:

• Para seleccionar el archivo (.pst) a examinar, localizar el botón “Examinar” con Tabulador y confirmar con Enter.
• Localizar el archivo en su carpeta correspondiente según se indicaba en el error mostrado por Microsoft Outlook.
• Para comenzar a comprobar los posibles errores del archivo, localizar el botón “Iniciar” con Tabulador y confirmar con Enter.
• Concluido el reconocimiento en el siguiente Cuadro de Diálogo se indicará si se encontraron errores, en ese caso se muestra la carpeta y el nombre con el cual será creado un archivo como copia de seguridad del actual. Para comenzar la resolución de los problemas se debe pulsar el botón “Reparar”.
• Si todo fue bien se mostrará un mensaje indicando que la reparación se completó.

Apertura de enlaces en el navegador.

• Esta solución evita que cuando se abre un vínculo web desde un correo electrónico de Outlook, se abra el panel lateral automáticamente para mostrar el contenido al que se accede.
• Si se quiere situar el foco en el panel lateral donde se presentó el contenido del vínculo, pulsar F6. Si se está usando el lector de pantalla, se podrán usar los comandos de navegación por contenido Web.
• Para evitar este comportamiento de los enlaces, y al abrirlos lo haga en el navegador Web:
  1. Acceder a Microsoft Edge.
  2. Para abrir “Configuración y más”, pulsar Alt + F.
  3. Para seleccionar “Configuración” ir pulsando Flecha abajo y confirmar con Enter.
  4. En el cuadro de edición “Buscar en configuración” escribir Outlook, localizar la opción pulsando Tabulador y confirmar con Enter.
  5. Para localizar “Abrir automáticamente el contexto de correo electrónico de Outlook en el panel lateral” ir pulsando Tabulador y desactivar la opción con Espacio.
  6. Para cerrar la pestaña “Configuración” pulsar Control + F4.

Fuentes, colaboraciones y biblioteconomía.

• Artículo “Reparar archivos de datos de Outlook (.pst y .ost)” publicado en la Web de Microsoft.
• Mónica Montes Veguillas, técnico de tiflotecnología en la ONCE.

Recursos disponibles.

• Web de Microsoft Outlook.
• Soporte de Microsoft Outlook.